Skapa ett välbalanserat arbetsschema som tillgodoser både verksamhetens och personalens behov. Med Timezynks schemaläggningsprogram effektiviserar du schemaläggningen, minskar kostnader samt säkerställer nöjda kunder och medarbetare.
.png){kind=logo}
.png)
Det finns fortfarande många verksamheter som schemalägger sin personal med hjälp av Excel. Medan Excel är ett utmärkt hjälpmedel för att organisera, analysera och lagra data i tabellform, saknar det viktiga funktioner som underlättar och effektiviserar schemaläggning. Här listar vi 6 fördelar med att använda schemaläggningsprogram.
Moderna schemaläggningsprogram är vanligtvis tillgängliga digitalt på olika enheter såsom datorer, läsplattor och mobiltelefoner. Det innebär att medarbetarnas schema alltid är tillgängligt oavsett var de befinner sig och att som chef kan du enkelt hantera schemaläggningen även när du är på språng. Dessutom är det praktiskt för medarbetare att kunna rapportera arbetad tid direkt från mobilen. Genom att tidrapportera så fort ett arbetspass är avslutat minimerar man risken att glömma bort viktiga detaljer.
Med ett schemaläggningsprogram kan du spara tid och öka effektiviteten genom automatisering. Funktionen för rullande schema gör det enkelt att skapa och återanvända arbetsscheman över längre perioder, vilket minskar det manuella arbetet och ökar produktiviteten. Vid tidrapportering behöver du bara attestera rapporterna med några få klick, vilket sedan blir automatiskt underlag för lönekörning och fakturering som du sedan kan överföra direkt in i ditt löne- och faktureringssystem. Den automatiserade hanteringen av arbetsschemat gör det smidigt att snabbt skapa, granska och justera det efter behov. Kommunikationen med din personal är också smidigare då de har direkt tillgång till den senaste versionen av arbetsschemat via sina datorer och mobiler. Genom att automatisera dessa processer via ett schemaläggningsprogram frigör du värdefull tid som kan användas till det som är väsentligt.
Genom att involvera personalen i schemaläggningen ger du dem ökad kontroll över sina arbetstider samtidigt som du minskar tiden du lägger på schemaläggning. Med ett schemaläggningsprogram kan du enkelt skicka ut förfrågningar om tillgängliga arbetspass, och de anställda kan svara direkt via webben eller mobilen. Låt också personalen ange tillgänglighet i förväg och på så sätt underlätta personalplanering och förbättra kommunikationen i verksamheten.
I ett schemaläggningsprogram minskar du risken för inmatningsfel tack vare att många processer är automatiserade. Flera chefer kan arbeta med schemaläggningen samtidigt utan att oroa sig för att olika versioner av arbetsschemat sprids i verksamheten. Alla har tillgång till samma arbetsschema och alla ändringar sparas i loggar.
Ett schemaläggningsprogram kan hjälpa dig med din schemaläggning genom att till exempel varna för schemakrockar, om gränsen för avtalad arbetstid är nådd, eller om du har arbetspass som inte bemannats ännu. Dessutom förenklar digital tidrapportering processen för att noggrant hantera arbetade timmar och andra ersättningar, vilket säkerställer korrekt löneutbetalning.
Det finns schemaläggningsprogram som ger dig möjlighet att skapa både skräddarsydda rapporter och standardrapporter som innehåller information om dina arbetspass, bemanning och tidrapporter. Med sådana verktyg kan du, till exempel, enkelt få översikt över arbetade timmar, vilket är ovärderligt för att hålla koll på eventuell övertid. Dessutom ger dessa schemaläggningsprogram summeringar av intäkter och lönekostnader. Genom att analysera denna information kan du få värdefulla insikter som hjälper dig att göra en budget för framtida perioder.
1. Förstå säsongsmässiga variationer och personalbehov: Skaffa dig en djupare förståelse för både personalbehovet och verksamhetens olika perioder för att kunna planera effektivt.
2. Kommunicera tydligt och i god tid: Informera dina anställda i förväg om deras schema och arbetspass samt var öppen för deras feedback och eventuella önskemål.
3. Ta hänsyn till personalens preferenser: Var flexibel och ta med personalens individuella önskemål om arbetstider och ledighet då varje individ har unika behov när det gäller arbete och fritid.
4. Planera för återhämtning: Se till att schemat inkluderar tillräckligt med raster och lediga dagar för att främja en hälsosam och produktiv arbetsmiljö.
5. Använd ett schemaläggningsprogram: Effektivisera schemaläggningsprocessen och underlätta kommunikationen med anställda genom att använda ett dedikerat system för schemaläggning. På så sätt ökar du produktiviteten och minskar risken för missförstånd och felaktigheter.
När du gör ett arbetsschema bör du överväga verksamhetens behov och personalens tillgänglighet. Låt din personal rapportera sin tillgänglighet, och fördela sedan arbetspassen, så gott det går, utifrån deras önskemål jämnt över veckan eller månaden. Spara sedan en schemamall för framtida bruk. På så sätt undviker du överbelastning och säkerställer kontinuitet i verksamheten och minimerar tiden du lägger på schemaläggning. Glöm inte att inkludera tillräckligt med raster, och se till att kommunicera med personalen vid ändringar.
Enligt arbetstidslagen har anställda rätt att känna till sitt schema minst två veckor i förväg. Detta ger dem tid att planera och främjar en öppen och transparent arbetsmiljö.
Enligt arbetstidslagen är den maximalt tillåtna arbetstiden per vecka 40 timmar. Detta skyddar de anställdas hälsa genom att säkerställa en rimlig arbetsbelastning och bidrar till en balans mellan arbete och fritid.
Enligt arbetstidslagen har alla anställda rätt till minst 11 timmars sammanhängande dygnsvila varje 24-timmarsperiod och minst 36 timmars sammanhängande veckovila.
Ja, det finns ett brett utbud av digitala schemaläggningsprogram tillgängliga både online och som app för både chefer och medarbetare. Programmen är utformade för att göra schemaläggningen smidigare för företag i alla storlekar. Dessa program har en rad olika funktioner, inklusive att skapa och dela scheman, möjligheter för passbyte, direkt kommunikation med personalen samt rapportering av tillgänglighet och möjlighet att anmäla intresse för arbetspass. Många företag föredrar att använda sig av dessa program eftersom de minskar tiden de lägger på administration och förbättrar personalhanteringen.
