Så får vi dig ombord

När förberedelserna är klara har vi tillräckligt med underlag för att börja planera och skapa alla förutsättningar som behövs för att arbetsflödet ska fungera. Det är viktigt att du själv tänker igenom stegen, men vi hjälper dig att:

• Skapa register
• Anpassa bokningsrutan
• Anpassa tidrapporten
• Lägga in löne- och kollektivavtal
• Lägga in kundavtal

Schemaläggning i Timezynk bygger på register. Med registren grupperar och organiserar du den information du behöver för din schemaläggning. Informationen kopplas till arbetspassen när du schemalägger och till tidrapporterna när du gör uppföljning. Tänk igenom vilken information som krävs för att din schemaläggning, lönehantering och fakturering ska fungera.

Arbetspasset är kärnan i schemaläggningen. Bokningsrutan för arbetspasset ska ha den information som krävs för att personalen ska veta när, var och hur de ska jobba. Fundera på vilken information personalen behöver se i sin mobilapp.

Timezynk räknar och sammanställer arbetad tid. Tidrapporten ska vara utformad så att den går att jämföra med arbetspasset och innehålla den information som behövs för att kunna göra löner och skapa fakturor.

Lägga in löne- och kollektivavtalInformationen i löneavtalen jämförs mot tidrapporterna och skapar underlag för löneutbetalningen. Med hjälp av kollektivavtalen filtreras tidrapporterna så att du och dina anställda inte behöver hålla reda på regler för OB, tillägg m.m.

Lägga in kundavtal
Timezynk hämtar korrekta priser och rabatter från dina kundavtal, jämför informationen mot tidrapporterna och skapar underlag för faktureringen.

Efter att alla förutsättningar är på plats kan du börja testa att lägga olika schema, skicka förfrågningar till personal om arbetspass, attestera tidrapporter och testa alla funktioner i en riktigt miljö. Allt arbete du gör på ditt testkonto kan du använda när du konverterar till ett riktigt konto. Det du inte vill behålla kan vi rensa bort åt dig.

De flesta som kommit så här långt har redan fått en tillräckligt bra bild av systemet för att avgöra om de vill avsluta testkontot och teckna ett abonnemang. Eftersom du inte har någon uppsägningstid på ett löpande abonnemang är det riskfritt att till exempel införa arbetssättet på en avdelning eller enhet för att göra en slutlig utvärdering.

Nu börjar det riktiga arbetet. Det är dags att personalen introduceras för verktygen och att arbetsgången testas skarpt! Hur bra det går att införa det nya arbetssättet är helt beroende av hur bra det går att få med personalen ombord på tåget. Därför är det viktigt att någon som varit med från början kan vara en intern resurs, dels för att underlätta kontakten mellan er och oss och dels för att det underlättar enormt för de anställda att få hjälp och stöd av någon på plats. Någon som känner både det nya systemet och er verksamhet väl. När ni tycker att det nya arbetssättet är intrimmat tar vi över supporten när det dyker upp frågor och synpunkter från användarna. Vi hjälper även gärna till med utbildning.