Schemamall - Fördelar och nackdelar

• Kommunikation - Schemamallen har inga kopplingar till användare eller applikationer, utan måste kopieras eller skrivas ut. Det blir svårare att skicka ut ändringar och få tillbaka arbetad tid. Ett onlineschema kan däremot integreras med andra datorprogram, till exempel för att överföra information till andra system. Den kan användas av flera personer samtidigt och det är möjligt att skicka meddelanden mellan användare.
• Tillgänglighet - En schemamall är sällan anpassad för att användas på annat sätt än från en dator. Moderna schemaprogram ska vara tillgängliga från dator, surfplatta och mobiltelefon. Det gör att en schemamall sällan är anpassad för att användas på något annat sätt än från en dator.
• Funktionalitet - I en schemamall är det möjligt att lägga in mycket funktionalitet i form av till exempel automatiska sammanställningar och statistik. Det som inte går att göra är underlag som förs över till fakturering och lön. Ett schemaprogram kan hantera användarnas tidrapporter, fördela dem på arbetstid och obekväm arbetstid och överföra dem till företagets löneprogram och faktureringssystem.
• Källa - Om det är flera som ska använda schemamallen så finns det plötsligt flera versioner av mallen och ingen vet vilken som innehåller alla ändringar. Det är lätt att glömma att kontrollera var filen sparades när en ändring gjordes. Med ett schemaprogram finns det bara en källa som alla användare arbetar mot. Det gör att du alltid kan vara säker på att schemat är uppdaterat och att det är den senaste versionen.
• Behörigheter - Det finns inget sätt att kontrollera vem som kan skapa eller se en schemamall. Alla har tillgång till allt. I schemaprogrammet kan du ställa in olika behörigheter för anställda, chefer och även externa användare om du vill. Det kommer att vara möjligt att styra vilka användare som ska få göra vissa ändringar och vad de ska kunna se.
• Säkerhet - Om din dator får virus, kraschar eller saboteras vill du veta att din information fortfarande finns där. Säkerhetskopiering är sällan ett problem om du har din schemamall sparad i molnet, eller på en server som säkerhetskopieras ofta. Det är värre om mallen bara finns på din egen dator, som du kanske inte är lika noga med att säkerhetskopiera? Idag finns de flesta schemaprogram i molnet och säkerhetskopieras kontinuerligt. Informationen slängs aldrig. Andra säkerhetsfördelar med online schemaprogram är auktoriseringskontrollen vi nämnde ovan, samt att kunna få en logg över vem som gjorde vad och när.

Har du ett litet företag där all personal är heltidsanställda passar schemamallen perfekt. Då är du inte beroende av att få rapporter om arbetad tid och behöver ingen funktion för det i schemat. Då är du inte beroende av att få rapporter om arbetad tid och behöver ingen funktion för det i schemat. En mall kan också räcka om du har ett schema som inte behöver ändras särskilt ofta och som inte kräver samarbete kring schemaläggningen.

Välj en mall för din schemaläggning om du...

• …bara har heltidsanställda
• …är oberoende av tidrapporter
• …har få schemaändringar
• ...behöver inte samarbeta angående schemaläggningen

Om ditt företag har en mix av anställningsformer är det ofta ett pussel att få ihop ett bra schema för alla. I så fall är ett schemaprogram ett bättre verktyg. Om företaget har flera anställningsformer behöver du få underlag från de anställda om hur mycket de har arbetat, så att du kan betala ut rätt lön till dem och debitera dina kunder för deras tid. Då behöver du också ett schemaprogram. Du borde också välja ett schemaprogram om du har många schemaändringar som behöver kommuniceras till medarbetarna och om det är flera personer som ska kunna schemalägga, till exempel avdelningschefer.

Välj ett schemaprogram om du…

• …har flera anställningsformer: heltid, deltid, timanställda, osv.
• …behöver lön- och fakturaunderlag baserat på redovisad arbetstid
• …har många schemaändringar
• …har fler än en person som ska schemalägga

‍

Om du vill göra det lättare för dig själv att hantera schemaläggningen, så har du faktiskt redan tagit första steget idag genom att läsa den här guiden. Du kan redan nu ta nästa steg genom att prova vår gratis schemamall som vi gjort för Excel. Det är en bra början till att få bättre kontroll över schemaläggningen.

Vill du sedan gå vidare till ett komplett schemaläggningssystem kan du importera din mall till Timezynk. Vill du ha fler tips så läs gärna vår guide 6 steg till effektiv schemaläggning.

‍

Ladda ner Timezynks gratis schemamall för Excel!