Det finns fortfarande många verksamheter som schemalägger sin personal med hjälp av Excel eller något annat kalkylverktyg. Kalkylark är utmärkta hjälpmedel för att organisera, analysera och lagra data i tabellform. Ska du göra ett schema krävs helt annan funktionalitet, som du inte hittar i ett kalkylprogram. Med ett schemaprogram är att schemaläggningstiden minskar från timmar till minuter. Kommunikationen med medarbetarna kan också förbättras så att frånvaro och personalomsättning minskar. Dessa och fler fördelar hjälper dig att spara både pengar och tid och samtidigt få nöjdare medarbetare. Nedan finns fler fördelar med schemaprogram.
Du slipper göra många saker för hand. Med funktionen rullande schema kan du skapa ett schema som du kan återanvända och rulla ut över kommande perioder. Med några få klick kan du attestera tidrapporter som blir till underlag för löneutbetalning och fakturor. Dessa underlag kan du sedan överföra direkt in i ditt lön- och fakturasystem.
Förutom att olika automatiserade processer sparar tid är det enkelt att snabbt skapa, titta på och ändra ett schema. Du behöver inte skicka ut ett nytt schema varje gång. Personalen har direkt tillgång till den senaste versionen via datorn eller mobilen.
Genom att involvera de anställda i schemaläggningen får de mer kontroll över sina arbetstider och chefen sparar tid på administration. Schemaläggaren kan via programmet skicka ut en förfrågan om vem som kan ta ett visst pass, och personalen kan svara på webben eller i mobilen. De anställda kan i förväg själva lägga in när de är tillgängliga, vilket underlättar för schemaläggaren när lediga arbetspass dyker upp.
I ett schemaprogram behöver du inte göra så mycket för hand, vilket minskar risken för inmatningsfel. Flera personer kan arbeta med schemaläggningen utan att det är risk att olika schemaversioner valsar runt i organisationen. Alla jobbar mot samma källa, och det finns sparade loggar som visar vilka ändringar som gjorts och av vem.
Schemaprogrammet kan hjälpa dig med din schemaläggning genom att till exempel varna för schemakrockar, om gränsen för tillåten arbetstid är nådd, eller om du har arbetspass som inte bemannats ännu. Med elektroniska tidrapporter håller du också enkelt reda på arbetade timmar och kan betala ut rätt lön.
Det finns schemaprogram som låter dig skapa både skräddarsydda rapporter och standardrapporter med information om din bemanning. Du ska till exempel kunna se det totala antalet personaltimmar; vilket är värdefullt för att se att övertiden inte springer iväg. Du får summeringar över antalet arbetade timmar, hur mycket du fakturerat per månad och hur stor lönekostnaden är. Löne- och fakturainformationen ger värdefulla insikter både om nuvarande och framtida kostnader.
Moderna schemaprogram går att nå från flera plattformar; dator, läsplatta och mobiltelefon. Det gör att schemat alltid är tillgängligt, var du än befinner dig. Du kan sköta schemaläggningen även om du är på språng. Det är också smidigt att kunna rapportera in sin arbetade tid från mobilen. Passa på att tidrapportera så fort ett arbetspass är slut, så riskerar du inte att glömma bort det.
Vill uppleva skillnaden själv? Vill uppleva skillnaden själv? Testa Timezynk schemaprogram gratis i 14 dagar.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev och inspireras kring bland annat balans i arbetslivet, verksamhetsplanering och kundframgångar.
